Šta je poslovni informacioni sistem (PIS)?
Poslovni informacioni sistem je deo poslovnog sistema preduzeća koji brine o toku podataka potrebnih za njegovo funkcionisanje. Drugim rečima, brine o sakupljanju, prenosu, arhiviranju, obradi i iskazivanju podataka jedne kompanije. Nosioci podataka u PISu su papirni dokumenti i elektronski zapisi koji su isključiv predmet naše delatnosti. Samo podaci u elektronskom obliku su u stanju da obezbede informacije za uspešno vođenje preduzeća. U vreme dinamičnih promena u poslovanju zahtevana je i stroga kontrola propisanih ponašanja i čvrsta tehnološka disciplina što omogućuje samo automatizovani PIS, podržan softverskim paketom ERP klase.
Šta je ERP?
ERP (Enterprise resource planning) je softverski paket namenjen planiranju i upravljanju svim dobrima u preduzeću prateći ih kroz njihov životni vek. On je dakle softverska podrška PISu koja prati predmete, sredstva rada, kadrove, finansije, partnere i ostala poslovna dobra. Danas je posedovanje automatizovanog PISa imperativ opstanka i uspeha i zasniva se na softverima ERP klase.
IIB ima sopstvene proizvode iz ove klase specijalno namenjene:
- mikro i malim društvima (Mali UPIS),
- malim i srednjim preduzećima (UPIS.Partner) i
- srednjim i velikim korporacijama (UPIS.Net)
Kako odabrati odgovarajući ERP za podršku PISu?
Dobar ERP mora da bude primenjiv u različitim oblastima poslovanja i zato treba da poseduje alate za prilagođavanje informacionim zahtevima korisnika. Drugim rečima, treba:
- da poseduje gotov poslovni model za odgovarajuću delatnost (proizvodnja, promet na veliko i malo, usluge…),
- da obuhvata sve glavne poslovne procese kao što su planiranje, nabavka, skladištenje, proizvodnja, održavanje, prodaja, finansije, knjigovodstvo, inventar, kadrovi i zarade, kvalitet…
- da bude unificiran i da se lako uči
- da se parametarski i prosto prilagođava korisniku
Kako uvesti PIS?
Za uspešno uvođenje PISa potrebno je:
- da odaberete iskusan tim, sa valjanim referencama, koji je u stanju da uradi analizu vašeg poslovnog sistema. Ne padajte lako na zvučna imena softverskih proizvoda, već tražite konkretne reference i na osnovu njih odaberite tim.
- da imate dobru metodologiju za uvođenje koja brzo daje rezultate, obavezno pre nego što se dogode promene u poslovnom sistemu.
Šta još treba znati kod uvođenja i inovacije PISa?
Ako niste multinacionalna kompanija, koja u matičnoj zemlji koristi neki globalni ERP, izbegavajte ih jer su veoma komplikovani za uvođenje i često nepraktični za uspešnu i brzu primenu pošto sadrže mnoge opcije koje se nikada neće koristiti na ovim prostorima. Ovi softveri se teško prilagođavaju specifičnostima korisnika i gotovo redovno nisu dovoljno prilagođeni našem okruženju. Regionalni ERPovi, čijoj klasi pripadaju naši proizvodi, su često nekompletni. Ovo se ogleda u tome da često ne sadrže pojedine bitne funkcionalnosti kao što su podrška kvalitetu, parcijalno podržavaju maloprodaju, nemaju podrške carinskom smestištu ili im je loše rešen inženjering, proizvodnja im je samo rudimentarna, ne pokrivaju specifičnosti za poljoprivredu ili komunalne i druge usluge i slično.
Kategorišite se: jeste li mali, srednji ili veliki? Jeste li dinamični? Imate li mnogo poslovnih promena, dokumenata ili specifičnosti? Znajte da su informacioni zahtevi u malim preduzećima takvi da jedan radnik radi više vrsta poslova, dok u velikim radi samo jednu vrstu posla koja je masovna. To nam govori da ne mogu postojati univerzalni ERPovi, za sve vrste preduzeća, već moraju biti posebno projektovani za mala, srednja i velika preduzeća. Dakle, birajte odgovarajući.
Domaći regionalni ERPovi, koji su glavni nosioci poslovnih znanja kod nas, su gotovo uvek najbolji izbor ako ste srednja ili velika kompanija. Malo slobode vam ostaje samo ako ste mali. Kod domaćih regionalnih softvera su vam dostupni i njihovi tvorci, što garantuje mogućnost softverskog prilagođavanja posebnim potrebama. Kao što smo rekli, za male kompanije, koje nemaju tendenciju brzog rasta, su često dovoljni i lokalni ERPovi, no oni mogu biti nekompletni, zato pazite. Poseban komentar zaslužuju regionalni ERPovi iz okruženja. Oni su od naših regionalnih ERPova bolji u svojim državama, dok su naši bolji kod nas. Razlog je prost, svaki od njih je izvorno pravljen za matičnu zemlju, a naknadno dorađivan za upotrebu u okruženju.
Koje su prednosti automatizovanog PISa?
Ako znamo da uspeti znači brzo se prilagođavati promenama, PIS dobija na značaju, jer ćete uz njegovu pomoć uraditi pravu stvar u pravo vreme i na pravom tržištu i bićete u stanju da pratite konkurenciju i zahteve kupaca za kvalitetom robe i usluga. Poslovanja preduzeća sve više će se zasnivati na ovladavanju informacijama, koje postaju važno poslovno dobro i koje će sve više direktno uticati na profit. Mnogo toga zavisi od sposobnosti analize podataka iz kojih se mogu izvlačiti zaključci i donositi valjane poslovne odluke. Uz pomoć dobrog PISa, oslonjenog na ERP, uspećete da postavite poslovne procese tako da:
- minimizujete njihov zamor,
- uočite i iskoristite skrivene mogućnosti kompanije,
- predvidite i smanjite troškove poslovanja,
- optimizujete zalihe,
- nabavljate samo od proverenih dobavljača,
- pratite zadovoljstvo kupaca,
- sopstveni razvoj podignete na nivo koji vam garantuje aktuelnost,
- uspešno upravljate finansijama i likvidnošću preduzeća i
- skratite vreme obrta materijalnih i finansijskih sredstava.
Da biste se na vreme priključili uspešnima, potrebno je i moguće da što pre započnete sa inovacijom PISa. Podizanje stepena automatizacije PISa je najkraći put da se uključite u informatičku eru i:
- rukovodiocima obezbedite informacije koje omogućuju donošenje odluka i mehanizme za sprovođenje stroge tehnološke discipline,
- neposrednim izvršiocima pružite instrukcije i uputstva za postizanje operativne efikasnosti u radu,
- administrativnom osoblju pružite komfor i blagovremeno raspolaganje dokumentacijom koju obrađuju.
Vraćaju li se investicije za automatizaciju PISa?
Za izgradnju ili inovaciju PISa potrebna su ulaganja u komunikacionu infrastrukturu, računare, opremu, mrežu, sistemski softver, softverski paket ERP klase, obuku kadrova, uvođenje i održavanje. Svaka od pomenutih komponenti je u velikom rasponu cena u zavisnosti od kvaliteta, kapaciteta, složenosti, pouzdanosti, bezbednosti, stepena automatizacije tako da se povratak investicije kreće od jedne, do najčešće tri godine pa sve do pet i više godina što takođe zavisi od veličine firme, stepena automatizacije, delatnosti kompanije…
