Шта је пословни информациони систем (ПИС)?
Пословни информациони систем је део пословног система предузећа који брине о току података потребних за његово функционисање. Другим речима, брине о сакупљању, преносу, архивирању, обради и исказивању података једне компаније. Носиоци података у ПИСу су папирни документи и електронски записи који су искључив предмет наше делатности. Само подаци у електронском облику су у стању да обезбеде информације за успешно вођење предузећа. У време динамичних промена у пословању захтевана је и строга контрола прописаних понашања и чврста технолошка дисциплина што омогућује само аутоматизовани ПИС, подржан софтверским пакетом ЕРП класе.
Шта је ЕРП?
ЕРП (Enterprise Resource Planning) је софтверски пакет намењен планирању и управљању свим добрима у предузећу пратећи их кроз њихов животни век. Он је дакле софтверска подршка ПИСу која прати предмете, средства рада, кадрове, финансије, партнере и остала пословна добра. Данас је поседовање аутоматизованог ПИСа императив опстанка и успеха и заснива се на софтверима ЕРП класе.
ИИБ има сопствене производе из ове класе специјално намењене:
- микро и малим друштвима (Мали УПИС),
- малим и средњим предузећима (УПИС.Партнер) и
- средњим и великим корпорацијама (УПИС.Нет)
Како одабрати одговарајући ЕРП за подршку ПИСу?
Добар ЕРП мора да буде примењив у различитим областима пословања и зато треба да поседује алате за прилагођавање информационим захтевима корисника. Другим речима, треба:
- да поседује готов пословни модел за одговарајућу делатност (производња, промет на велико и мало, услуге…),
- да обухвата све главне пословне процесе као што су планирање, набавка, складиштење, производња, одржавање, продаја, финансије, књиговодство, инвентар, кадрови и зараде, квалитет…
- да буде унифициран и да се лако учи
- да се параметарски и просто прилагођава кориснику
Како увести ПИС?
За успешно увођење ПИСа потребно је:
- да одаберете искусан тим, са ваљаним референцама, који је у стању да уради анализу вашег пословног система. Не падајте лако на звучна имена софтверских производа, већ тражите конкретне референце и на основу њих одаберите тим.
- да имате добру методологију за увођење која брзо даје резултате, обавезно пре него што се догоде промене у пословном систему.
Шта још треба знати код увођења и иновације ПИСа?
Ако нисте мултинационална компанија, која у матичној земљи користи неки глобални ЕРП, избегавајте их јер су веома компликовани за увођење и често непрактични за успешну и брзу примену пошто садрже многе опције које се никада неће користити на овим просторима. Ови софтвери се тешко прилагођавају специфичностима корисника и готово редовно нису довољно прилагођени нашем окружењу. Регионални ЕРПови, чијој класи припадају наши производи, су често некомплетни. Ово се огледа у томе да често не садрже поједине битне функционалности као што су подршка квалитету, парцијално подржавају малопродају, немају подршке царинском сместишту или им је лоше решен инжењеринг, производња им је само рудиментарна, не покривају специфичности за пољопривреду или комуналне и друге услуге и слично.
Категоришите се: јесте ли мали, средњи или велики? Јесте ли динамични? Имате ли много пословних промена, докумената или специфичности? Знајте да су информациони захтеви у малим предузећима такви да један радник ради више врста послова, док у великим ради само једну врсту посла која је масовна. То нам говори да не могу постојати универзални ЕРПови, за све врсте предузећа, већ морају бити посебно пројектовани за мала, средња и велика предузећа. Дакле, бирајте одговарајући.
Домаћи регионални ЕРПови, који су главни носиоци пословних знања код нас, су готово увек најбољи избор ако сте средња или велика компанија. Мало слободе вам остаје само ако сте мали. Код домаћих регионалних софтвера су вам доступни и њихови творци, што гарантује могућност софтверског прилагођавања посебним потребама. Као што смо рекли, за мале компаније, које немају тенденцију брзог раста, су често довољни и локални ЕРПови, но они могу бити некомплетни, зато пазите. Посебан коментар заслужују регионални ЕРПови из окружења. Они су од наших регионалних ЕРПова бољи у својим државама, док су наши бољи код нас. Разлог је прост, сваки од њих је изворно прављен за матичну земљу, а накнадно дорађиван за употребу у окружењу.
Које су предности аутоматизованог ПИСа?
Ако знамо да успети значи брзо се прилагођавати променама, ПИС добија на значају, јер ћете уз његову помоћ урадити праву ствар у право време и на правом тржишту и бићете у стању да пратите конкуренцију и захтеве купаца за квалитетом робе и услуга. Пословања предузећа све више ће се заснивати на овладавању информацијама, које постају важно пословно добро и које ће све више директно утицати на профит. Много тога зависи од способности анализе података из којих се могу извлачити закључци и доносити ваљане пословне одлуке. Уз помоћ доброг ПИСа, ослоњеног на ЕРП, успећете да поставите пословне процесе тако да:
- минимизујете њихов замор,
- уочите и искористите скривене могућности компаније,
- предвидите и смањите трошкове пословања,
- оптимизујете залихе,
- набављате само од проверених добављача,
- пратите задовољство купаца,
- сопствени развој подигнете на ниво који вам гарантује актуелност,
- успешно управљате финансијама и ликвидношћу предузећа и
- скратите време обрта материјалних и финансијских средстава.
Да бисте се на време прикључили успешнима, потребно је и могуће да што пре започнете са иновацијом ПИСа. Подизање степена аутоматизације ПИСа је најкраћи пут да се укључите у информатичку еру и:
- руководиоцима обезбедите информације које омогућују доношење одлука и механизме за спровођење строге технолошке дисциплине,
- непосредним извршиоцима пружите инструкције и упутства за постизање оперативне ефикасности у раду,
- административном особљу пружите комфор и благовремено располагање документацијом коју обрађују.
Враћају ли се инвестиције за аутоматизацију ПИСа?
За изградњу или иновацију ПИСа потребна су улагања у комуникациону инфраструктуру, рачунаре, опрему, мрежу, системски софтвер, софтверски пакет ЕРП класе, обуку кадрова, увођење и одржавање. Свака од поменутих компоненти је у великом распону цена у зависности од квалитета, капацитета, сложености, поузданости, безбедности, степена аутоматизације тако да се повратак инвестиције креће од једне, до најчешће три године па све до пет и више година што такође зависи од величине фирме, степена аутоматизације, делатности компаније…
